Jak vystavit fakturu

Zadejte IČO nebo DIČ – vaše (dodavatel) a firmy, které fakturujete (odběratel). Fyzické osoby registrované k DPH, které nepodnikají na základě živnostenského oprávnění (např. autoři, umělci, lékaři), mohou zadat své daňové identifikační číslo ve formátu CZ + rodné číslo dle § 130 zákona o DPH. Systém automaticky doplní údaje z veřejných registrů.
Zkontrolujte údaje – ověřte, že jsou správně a doplňte číslo faktury, datum vystavení a splatnosti.
Vyplňte částku – zvolte jednoduchý formulář (jedna částka), položkový (více řádků) nebo výkaz práce (timesheet s projekty a aktivitami).
Vyberte způsob platby – převodem, hotově, kartou. U převodu vyberte bankovní účet.
Vygenerujte PDF – klikněte na tlačítko a stáhněte si fakturu. PDF obsahuje i ISDOC pro elektronické zpracování.

Paměť v prohlížeči

Systém umí pamatovat vaše firmy a faktury přímo ve vašem prohlížeči – bez registrace a bez odesílání dat na server.

Ve výchozím nastavení je paměť vypnutá – data se nikam neukládají.
Chcete-li využít paměť, zaškrtněte volbu „Ukládat data" v levém dolním rohu formuláře.
Co se pak ukládá:
- Firmy, se kterými jste pracovali (rychlá tlačítka na úvodní stránce)
- Vystavené faktury (pro opakované vystavení podobné faktury)
- Číselné řady faktur (automatické navyšování čísla)
- Adresář kontaktů (pro rychlejší vyhledávání)
Paměť můžete kdykoliv smazat v Data Manageru (odkaz v patičce).

Záloha dat

Data uložená v prohlížeči můžete kdykoliv zálohovat na disk počítače.

Kde najít zálohu: V Data Manageru (odkaz v patičce) je v horní části sekce „Záloha dat".
Jak zálohovat: Klikněte na tlačítko „Zálohovat nyní" – stáhne se soubor elfak-zaloha-DATUM.json do složky Stažené soubory.
Jak obnovit: Klikněte na „Obnovit ze zálohy" a vyberte dříve stažený soubor. Data se načtou zpět do prohlížeče.
K čemu je záloha dobrá:
- Přenos dat na jiný počítač
- Ochrana před vymazáním historie prohlížeče
- Uložení dat před změnou prohlížeče
Záloha nezabírá místo v prohlížeči – ukládá se na disk počítače jako běžný soubor.

Historie faktur

Při vyplňování faktury máte přístup k dříve vystaveným fakturám.

Kde najdete historii: Pod formulářem faktury je sekce „Historie faktur".
Přepínač zobrazení: Můžete přepínat mezi:
- Pouze pro odběratele – zobrazí jen faktury pro aktuálně vybraného odběratele
- Všechny faktury – zobrazí všechny vaše faktury bez ohledu na odběratele
Načtení faktury: Kliknutím na řádek se data načtou do formuláře s aktuálními daty (číslo faktury, datum).
Výchozí nastavení: V Data Manageru můžete nastavit, který režim se má zobrazovat jako výchozí.

Tipy pro rychlejší práci

Pokud máte zapnutou paměť, na úvodní stránce uvidíte rychlá tlačítka s firmami, které jste nedávno použili.
U opakované faktury stačí vybrat předchozí ze seznamu – systém vyplní data a automaticky navýší číslo faktury.
Chcete fakturovat stejné zboží jinému odběrateli? Přepněte historii na „Všechny faktury" a vyberte předchozí fakturu.
Pokud fakturujete jako fyzická osoba s DIČ (bez IČO), zadejte místo IČO vaše DIČ.
ISDOC validátor slouží pro ověření XML faktur od jiných dodavatelů.

Bankovní účet a bezpečnost

Proč se bankovní účet neukládá do lokální paměti?

⚠️ Proč se bankovní účet neukládá

Bankovní účet je kritický údaj na faktuře – pokud by se objevilo cizí číslo, peníze by mohly skončit v nesprávných rukou. Proto ELFAK bankovní účet záměrně neukládá do své lokální paměti.

Riziko kybernetického útoku nelze zcela vyloučit žádným způsobem uložení. Proto je důležité:

Kontrolovat účet před odesláním – vždy si ověřte, že číslo účtu na faktuře je správné
Zapamatovat si svůj účet – budete schopni rozpoznat, pokud by byl změněn
Používat zveřejněné účty – u plátců DPH jsou účty z registru DPH důvěryhodným zdrojem

Jak se účet vyplňuje:

Plátci DPH – vybíráte ze zveřejněných účtů v registru DPH (důvěryhodný zdroj)
Neplátci DPH – zadáváte účet ručně při každé faktuře

💡 Tip: Funkce prohlížeče „Zapamatovat formuláře"

Prohlížeče (Chrome, Firefox, Safari, Edge) nabízejí funkci automatického vyplňování formulářů. Můžete ji využít pro zapamatování bankovního účtu:

Při zadání účtu prohlížeč může nabídnout jeho uložení
Příště se účet nabídne k automatickému vyplnění

Důležité: Ani tato funkce není zcela bez rizika. Rozhodnutí, zda nabídnutý účet použijete, je vždy na vás. Doporučujeme si číslo účtu zapamatovat nebo poznamenat a před odesláním faktury zkontrolovat.

Proč neplátcům systém nenabízí zveřejněné účty?

Registr DPH je pouze pro plátce DPH. Neplátci (včetně identifikovaných osob k DPH) nemají možnost v tomto registru zveřejnit svůj bankovní účet.

Omezení použití

Služba je určena pro běžnou fakturaci, ne pro hromadné zpracování. Platí tyto limity:

30 vyhledání za hodinu – načtení údajů z veřejných registrů (ARES, registr DPH)
30 faktur za hodinu – generování PDF dokumentů

Při překročení limitu systém zobrazí hlášku a je třeba chvíli počkat. Opakované faktury stejným firmám limit nesnižují – údaje se načítají z paměti.

Pro zvídavé: jak fungují registry

Technické podrobnosti o tom, jak systém pracuje s veřejnými registry (ARES, registr DPH, VIES) a jak funguje ukládání dat, najdete zde: Technický popis.